Aktenabgabe

Die Aufbewahrung alter, nicht mehr für die aktuellen Dienstgeschäfte benötigter Akten stellt viele Registraturen vor große Probleme. Die Aktenkeller quellen über und schnell ist der Entschluss gefasst, alle alten Akten zu entsorgen.

Doch bevor Altakten vernichtet werden, ist eine Rücksprache mit dem Universitätsarchiv erforderlich, um zu verhindern, dass historisch relevante Akten verloren gehen. Das Archivgesetz des Landes Rheinland-Pfalz verpflichtet alle öffentlichen Stellen des Landes, alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen, dem zuständigen Archiv unverändert und mit einem Aktenverzeichnis versehen anzubieten.

Das Universitätsarchiv berät alle universitären Einrichtungen gerne bei Fragen zum Umgang mit nicht mehr benötigtem Schriftgut.

Weitere Hinweise zu den Aufgaben des Archivs und zur Aktenabgabe finden Sie in der Verwaltungsverfügung Nr. 2 vom 3.4.2013.

Das Verfahren bei der Aktenabgabe an das Universitätsarchiv

  1. Nehmen Sie Kontak mit dem Archiv auf. Wir kommen gerne zu Ihnen und besichtigen die auszusondernden Akten vor Ort.
  2. Vor Ort entscheidet das Universitätsarchiv gemeinsam mit Ihnen, welche Akten ins Archiv übernommen werden.
  3. Das Archiv bittet um die Auflistung aller abzugebenden Akten. Bitte beachten Sie, dass nur mit einer Abgabeliste das zügige Wiederauffinden Ihrer Akten im Archiv gewährleistet werden kann.
  4. Das Archiv organisiert den Transport Ihrer Altakten.
  5. Im Archiv werden die Akten in säurefreie Mappen umgebettet und inhaltlich erschlossen. Nach Ablauf der Sperr- und Schutzfristen stehen sie dann der Forschung zur Verfügung.