Diese Benutzungsordnung regelt die Benutzung des im Archiv der Johannes Gutenberg-Universität verwahrten, erschlossenen Archivguts. Die Bestimmungen gelten für die Benutzung von Vervielfältigungen, Findmitteln und sonstigen Hilfsmitteln entsprechend. Die Bestimmungen der Benutzungsordnung der Universitätsbibliothek Mainz bleiben unberührt.

1. Die Benutzung von Archivgut erfolgt grundsätzlich durch persönliche Einsichtnahme im Benutzungsbereich des Universitätsarchivs (§ 4).
2. Vor der Benutzung sind eine Anmeldung und eine Vorbestellung der Archivalien erforderlich. Diese können mündlich oder schriftlich erfolgen.
3. Die Benutzung kann auch erfolgen durch:
   
   a) eine mündliche oder schriftliche Anfrage, die durch das Archiv im Rahmen seines Aufgabenbereichs und seiner Arbeits- und Personallage mündlich oder schriftlich beantwortet wird,
   
   b) die Ausfertigung und Übereignung von Vervielfältigungen (§ 5),
   
   c) die Ausleihe von Archivgut (§ 6).
4. Die Benutzung von Archivgut durch die abliefernde Stelle regelt § 8.

1. Die Benutzung des Universitätsarchivs kann jeder Person gewährt werden, die ein berechtigtes Interesse darlegt und Gewähr für die Einhaltung der Benutzungsordnung bietet.
2. Die Benutzung ist für jedes Vorhaben schriftlich zu beantragen. Dabei werden personenbezogene Daten unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen erhoben.
3. Über die Benutzungsgenehmigung entscheidet das Universitätsarchiv. Die Benutzungsgenehmigung gilt nur für den im Antrag genannten Gegenstand. Sie kann mit Auflagen oder Nebenbestimmungen verbunden werden.
4. Die Benutzungsgenehmigung ist einzuschränken oder zu versagen, wenn einer der in § 3 Absatz 2 Landesarchivgesetz in seiner jeweils gültigen Fassung genannten Gründe vorliegt.
5. Die Benutzungsgenehmigung ist zu versagen, wenn eine Sperrfrist nach § 3 Absatz 3 Landesarchivgesetz nicht abgelaufen ist und auch nicht gemäß § 3 Absatz 4 Landesarchivgesetz verkürzt werden kann.
6. Eine bereits erteilte Benutzungsgenehmigung kann widerrufen, zurückgenommen oder nachträglich eingeschränkt werden, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Versagung oder Einschränkung nach den Absätzen 4 und 5 geführt hätten.

1. Das Universitätsarchiv berät die Benutzerinnen und Benutzer bei der Ermittlung des Archivguts.
2. Archivgut, Schutzmedien, archiveigene Find- und sonstige Hilfsmittel sowie Bücher und Zeitschriften dürfen grundsätzlich nur in den dafür bestimmten Bereichen der Zentralbibliothek der Universitätsbibliothek Mainz benutzt werden. Die Interessen anderer Benutzerinnen und Benutzer sind angemessen zu berücksichtigen.
3. Archivgut ist mit größter Sorgfalt zu behandeln. Es ist insbesondere untersagt,
   
   a) den Ordnungszustand des Archivguts selbständig zu verändern oder Teile zu entnehmen,
   
   b) auf Archivgut, in Büchern und Findmitteln Striche oder Zeichen irgendwelcher Art anzubringen oder Tilgungen vorzunehmen,
   
   c) Archivgut als Schreibunterlage zu verwenden,
   
   d) in der Nähe von Archivalien zu essen, zu trinken oder zu rauchen.

    

   Beschädigungen und Fehler in der Reihenfolge der Schriftstücke sollen dem Archivpersonal gemeldet werden.

4. Die Benutzerin oder der Benutzer haftet für die ihr oder ihm zur Verfügung gestellten Archivalien. Bei Verlust oder Beschädigung richtet sich die Haftung nach den Vorschriften des Bürgerlichen Gesetzbuches.
5. Ruhestörungen im Benutzungsbereich, ungebührliches Verhalten oder Verstöße gegen die Benutzungsordnung des Universitätsarchivs oder die Benutzungsordnung der Universitätsbibliothek Mainz können zu einem Verweis aus dem Universitätsarchiv und zum Ausschluss von der weiteren Archivbenutzung führen.

1. Das Universitätsarchiv kann gestatten, aus uneingeschränkt zur Benutzung freigegebenen Archivalien Fotokopien oder digitale Reproduktionen zu erstellen. Ein Anspruch darauf besteht nicht. Die Herstellung von Kopien und digitalen Reproduktionen ist insbesondere dann zu versagen, wenn sich das Archivgut wegen seines Erhaltungszustands, seines Formats oder aus anderen Gründen nicht zur Reproduktion eignet.
2. Fotokopien werden durch das Universitätsarchiv angefertigt. Digitale Reproduktionen von Archivalien können auch von Benutzerinnen und Benutzern selbst angefertigt werden. Dabei ist insbesondere auf den schonenden Umgang mit den Archivalien zu achten.
3. Für Fotokopien werden Gebühren nach Maßgabe der „Landesverordnung über die Gebühren für Amtshandlungen allgemeiner Art (Allgemeines Gebührenverzeichnis)“ in ihrer jeweils geltenden Fassung erhoben.
4. Benutzerinnen und Benutzer sind für die Beachtung der geltenden urheber- oder persönlichkeitsrechtlichen Bestimmungen bei der Herstellung von Vervielfältigungen aus Archivalien des Universitätsarchivs verantwortlich.

Uneingeschränkt zur Benutzung freigegebenes Archivgut kann zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Ausstellungen ausgeliehen werden, wenn der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann und gewährleistet ist, dass das ausgeliehene Archivgut wirksam vor Verlust, Beschädigung oder unbefugter Benutzung geschützt wird.

Bei Arbeiten, die unter wesentlicher Verwendung von Archivalien des Universitätsarchivs entstanden sind, bittet das Universitätsarchiv um die unentgeltliche Überlassung eines Belegexemplars.

Die abliefernde Stelle hat das Recht, das von ihr selbst oder von ihrem Rechts- oder Funktionsvorgänger abgelieferte Archivgut zu benutzen, wenn sie es zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt; die Bestimmungen dieser Benutzungsordnung finden insoweit keine Anwendung. Satz 1 gilt nicht, soweit es sich um Archivgut handelt, das vor der Ablieferung aufgrund besonderer Rechtsvorschriften hätte gesperrt, vernichtet oder gelöscht werden müssen.

Die Benutzungsordnung tritt am 25.02.2013 in Kraft und ersetzt die bisherige Benutzungsordnung des Universitätsarchivs vom 20.05.1988.